Aviso de privacidad del empleado

Declaración e Introducción

La Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (“CCPA”, por sus siglas en inglés) y la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 (“CPRA", por sus siglas en inglés) requieren que Shakey's USA, Inc. (“Shakey's” o “Compañía”) proporcione a sus empleados que son residentes de California (“Empleados") un aviso (“Aviso de privacidad del empleado” o “Aviso”) que identifica las categorías y elementos de información personal que se pueden recopilar en el momento de la recopilación por parte de Shakey's o antes durante el proceso de solicitud de empleo y en el curso del empleo, en la medida en que la información personal esté sujeta a la CCPA y la CPRA. Este Aviso también brinda a los empleados una descripción de sus derechos de privacidad con respecto a la recopilación, el uso y la divulgación de su información personal.

Alcance

Este Aviso de privacidad del empleado aplica únicamente a los empleados de Shakey’s que son residentes de California.

Definiciones

Empleado: según lo definido por la CCPA y la CPRA, un consumidor incluye a los empleados de una empresa cubierta y es una persona física residente de California o una persona domiciliada en California.

Información de identificación personal (“PII” o “Información personal”): la PII, en general, es un hecho sobre un individuo que, si se combina con uno o más datos sobre ese individuo, permitiría a otros determinar la persona específica a quien los hechos aplican.

Información personal confidencial (“SPI”): un subconjunto de PII que requiere mayores protecciones de seguridad y estándares de cuidado en el manejo. La SPI, también conocida como "categorías especiales de información", se define como información que, si se pierde, se pone en peligro o se revela, podría ocasionar daños sustanciales, vergüenza, inconveniencia o injusticia para una persona.

Propósitos Comerciales y Tipos de Información Personal Recopilada

Los fines comerciales para los cuales la Compañía recopilará o usará su PII incluyen, para:

cumplir con las leyes y regulaciones estatales y federales que requieren que los empleadores mantengan ciertos registros (como registros de autorización de trabajo, expedientes del personal, registros de nómina, registros de seguridad, datos demográficos de la Comisión Federal de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y formularios de impuestos);
registrar el tiempo trabajado, los salarios ganados y el tiempo libre pagado y para procesar la nómina;
hacer depósitos directos de nómina en cuentas bancarias y de tarjetas de débito;
mantener pólizas de seguros comerciales, incluso para la compensación de trabajadores y otros seguros de responsabilidad y para garantizar una cobertura de seguro de automóvil personal válida para fines comerciales;
gestionar reclamos de compensación de trabajadores y adaptaciones laborales relacionadas;
evaluar y determinar ADA (ley para estadounidenses con discapacidades) y otras adaptaciones laborales razonables, como aquellas por embarazo, lactancia, motivos religiosos u otros;
mantener y administrar las prestaciones del seguro médico grupal y los planes 401 (k);
gestionar el desempeño y la conducta laboral de los miembros del equipo;
facilitar un mejor ambiente de trabajo;
realizar investigaciones de incidentes tales como accidentes de trabajo y reclamos de acoso, discriminación u otra conducta indebida;
capturar y mantener grabaciones de video y audio de la actividad laboral para la investigación de incidentes informados, tales como accidentes, lesiones y conducta de los miembros del equipo;
establecer, administrar y comunicar los calendarios laborales y horarios de trabajo de los miembros del equipo;
evaluar solicitantes de empleo y candidatos para un trabajo;
obtener y verificar antecedentes y referencias de trabajo de solicitantes de empleo y miembros del equipo;
verificar la autorización de trabajo en EE.UU.;
evaluar, tomar y comunicar decisiones sobre el empleo de un miembro del equipo, incluidas las decisiones de contratar, rescindir, promover, bajar de rango, transferir, suspender o aplicar medidas disciplinarias;
administrar y entregar la estación de trabajo general de Shakey’s y los módulos de capacitación en liderazgo y la finalización del programa;
comunicarse con los miembros del equipo con respecto a asuntos relacionados con el trabajo, como noticias y anuncios generales de Shakey’s, cambios en la política de empleo, plazos de inscripción a prestaciones, declaraciones de beneficios y otras alertas y notificaciones para los miembros del equipo;
otorgar acceso a los miembros del equipo para proteger las instalaciones de Shakey’s y mantener información sobre quién accedió a las instalaciones;
implementar, monitorear y administrar las medidas de seguridad de datos y la actividad en dispositivos electrónicos emitidos por la Compañía y personales de miembros del equipo, que se utilizan para acceder a las redes y sistemas de la Compañía;
administrar capacitación en seguridad, programas de prevención de lesiones y enfermedades y reclamos de compensación laboral;
obtener, procesar y administrar las licencias y certificaciones requeridas para manipulación y servicio de alimentos y bebidas;
determinar la calificación y obtener créditos fiscales, estatales y federales por oportunidades de trabajo;
determinar la ubicación geográfica de los miembros del equipo cuando entran y salen del trabajo y durante los descansos para comer; y
procesar reembolsos por gastos comerciales de buena fe; y
proporcionar verificación de empleo para futuros empleadores.

Información de Identificación Personal

Las categorías de datos y elementos de datos de PII que podemos recopilar y compartir con terceros, y dentro de los últimos doce (12) meses que podemos haber recopilado y compartido con terceros, como su empleador potencial o durante su empleo con Shakey's, incluyen lo siguiente:

Categorías de Datos	Elementos de Datos
Identificadores personales	Nombre completo, calle o dirección postal, correo electrónico personal, número de teléfono, número de seguro social, licencia de conducir o número de tarjeta de identificación estatal, número de pasaporte, número de teléfono
Rasgos físicos	Estatura, peso, color de cabello, color de ojos
Información financiera	Números de cuenta bancaria y números de ruta para depósito directo, número de tarjeta de crédito, número de tarjeta de débito
Categorías protegidas	Género, identidad de género, sexo, orientación sexual, edad, raza, etnia, origen nacional, estado civil, condición militar, religión, condición física o mental, preferencia de idioma
Información previa a la contratación	Solicitud de empleo, currículum vitae, resultados de verificación de antecedentes, notas de entrevista de trabajo, notas de verificación de referencia, registros de evaluación de los candidatos
Información relacionada con el trabajo	Registros de expedientes del personal, fecha de contratación, fecha de rescisión laboral, tarifas de pago, documentos de inducción del personal, verificación de elegibilidad de empleo (datos del formulario I-9), formularios de retención de impuestos, datos de nómina, solicitudes de licencias, licencia por enfermedad remunerada, registros de capacitación, documentos de aplicación de acciones disciplinarias, formularios de acciones de los empleados, datos de inscripción a los beneficios médicos, notas de investigación de incidentes en el lugar de trabajo, registro de infracciones al descanso para la comida, evaluaciones de desempeño, recibos y registros de gastos comerciales
Empleo pasado e historial laboral	Nombres de empleadores anteriores, puestos ocupados, títulos de trabajo, información sobre salarios, calificaciones, referencias, información en su currículum, carta de presentación y/o solicitud de empleo, fechas de servicio, historial de desempeño laboral
Información médica y de salud	Notas del médico, información sobre restricciones laborales, registros de licencia médica, solicitudes de adaptaciones de la ADA, notas interactivas del proceso, comunicaciones con proveedores de salud física/mental, resultados de pruebas de detección de drogas/alcohol, lesiones laborales, informes de clasificación de enfermedades
Información de inscripción a beneficios para dependientes	Nombre de el/los dependiente(s), número de seguro social o de identificación fiscal, fecha de nacimiento y sexo
Información biométrica	Huellas digitales para operaciones de los puntos de venta (POS) y control de asistencia y puntualidad
Información sobre educación	Escuelas a las que asisten actualmente, escuelas a las cuales asistieron, títulos académicos completados, certificaciones de escuelas vocacionales
Grabaciones de video y sonido	Datos grabados por la cámara de video y el micrófono de audio en la tienda, que incluyen voz, fotografías y video
Registros de acceso a las instalaciones	Creación/almacenamiento de registros de entrada y salida, eventos de activación/desactivación de la alarma
Datos de geolocalización	Ubicación física para aplicaciones móviles de cronometraje
Actividad de Internet, de red e informática	Actividad de Internet, incluido el historial de navegación/búsqueda, computadora/dispositivo electrónico de la Compañía y datos de uso de la información, interacción con sitios web de Internet, procesamiento de datos personales en los sistemas de TI de la Compañía, incluidos correo electrónico, mensajes de texto y otras aplicaciones de mensajería; Registros de actividad de uso de la red de la empresa, sistema y acceso a archivos
Celular	Número de celular personal, proveedor de celular, uso del celular

Información personal confidencial (“SPI”) que recopilamos

También podemos recopilar o procesar SPI según sea necesario cuando solicita empleo y/o en el curso de su empleo con Shakey's. También puede proporcionarnos, o podemos recibir, la siguiente información personal confidencial:

seguro social, licencia de conducir, tarjeta de identificación estatal o número de pasaporte;
número de cuenta financiera, tarjeta de débito o tarjeta de crédito en combinación con cualquier código de acceso o seguridad requerido, contraseña o credenciales que permitan el acceso a una cuenta;
número de póliza de seguro;
características físicas o descripción;
origen racial o étnico, creencias religiosas o filosóficas;
contenido de correos electrónicos y mensajes de texto, a menos que la empresa sea el destinatario previsto de la comunicación;
geolocalización precisa;
datos genéticos y el procesamiento de información biométrica con el fin de identificar de manera única a un consumidor;
información de seguro médico o de salud; y
información relativa a la orientación sexual o identidad de género de un consumidor.

Cómo se recopila la información personal

Obtenemos la mayoría de la PII y SPI directamente de usted durante la solicitud de empleo y los procesos de incorporación de nuevos empleados. Sin embargo, también podemos recopilar PII de lo siguiente:

proveedores de servicios de recursos humanos y nómina;
fuentes de acceso público;
terceros que realizan verificaciones de antecedentes;
servicios de verificación de elegibilidad de empleo;
agencias rectoras de certificación o licencia;
consultor de clasificación de lesiones y enfermedades en el lugar de trabajo;
proveedores de servicios de salud;
banco o institución financiera;
sistemas de punto de servicio y cronometraje;
sistemas de entrada de puerta;
grabaciones de video y sonido;
sistemas de tecnología de la información (TI) de Shakey´s;
identificadores de dispositivos electrónicos personales y cookies.

Divulgación de información personal

Solo compartimos su información con las siguientes categorías de terceros que brindan servicios a Shakey's que ayudan a mantener el cumplimiento normativo y legal y a administrar las funciones de operaciones y recursos humanos:

proveedores de servicios de recursos humanos y nómina;
proveedores de servicios financieros y seguros de compensación para trabajadores y atención médica (401k);
sistemas de seguimiento e incorporación de candidatos;
servicios de captación de créditos fiscales por oportunidades de trabajo;
proveedores de almacenamiento de datos electrónicos;
proveedores de sistemas de puntos de servicio para restaurantes;
proveedores de sistemas de comunicaciones y gestión de operaciones de restaurantes;
proveedores de sistemas de gestión del aprendizaje;
proveedores de servicios de consultoría en tecnología de la información;
proveedores estatales de administración de reclamos de desempleo;
sistema E-Verify administrado por SSA y USCIS;
proveedores de servicios de verificación de empleo y pago;
proveedores de servicios de administración COBRA;
proveedores de servicios de clasificación de lesiones y enfermedades en el lugar de trabajo; y
consultoría en derecho laboral y estudios de abogados.

Nuestros proveedores de servicios externos están sujetos a obligaciones de seguridad y confidencialidad y solo pueden procesar información para un propósito comercial legítimo específico y de acuerdo con nuestras instrucciones.

La Compañía también puede compartir o divulgar su IP en las siguientes circunstancias para:

cumplir con las leyes federales, estatales y locales aplicables;
responder a las consultas de las agencias gubernamentales, incluida la policía y los tribunales de jurisdicción competente;
cumplir con cualquier obligación legal o reglamentaria; y
proteger los intereses vitales de la Compañía y sus empleados, gerentes y funcionarios.

Shakey's utilizará un estándar de cuidado razonable para almacenar y proteger de la divulgación cualquier PII recopilada utilizando los principios de acceso de privilegio mínimo y limitando el acceso a PII y SPI a personas con una “necesidad de saber”.

Derechos de Privacidad del Empleado

Derecho al conocimiento

Tiene derecho a solicitar que le divulguemos lo siguiente sobre su PII, según lo define la CCPA/CPRA:

categorías de PII que podemos recopilar;
PII específica que podemos recopilar;
propósito(s) comercial(es) para recopilar o compartir su PII;
categorías de fuentes de las que podemos recopilar su PII;
categorías de PII que podemos divulgar con fines comerciales; y
categorías de terceros a quienes podemos compartir su PII.

Derecho de acceso

Tiene derecho a acceder a la PII que podemos recopilar o conservar sobre usted. Si lo solicita, le proporcionaremos una copia de su PII que recopilamos.
También tiene derecho a recibir su PII en un formato estructurado y de uso común.

You also have the right to receive your PII in a structured and commonly used format.

Derecho de supresión

En determinadas circunstancias, tiene derecho a solicitar la eliminación de su PII. Al verificar la validez de una solicitud de eliminación, eliminaremos su PII de nuestros registros e indicaremos a los proveedores de servicios o terceros que eliminen su información, cuando corresponda.

Derecho a corregir

En determinadas circunstancias, tiene derecho a solicitar la corrección de cualquier PII inexacta. Al verificar la validez de una solicitud de corrección verificable del consumidor, haremos todos los esfuerzos comercialmente razonables para corregir su PII según lo indicado, teniendo en cuenta la naturaleza de la PII y los propósitos de mantener su PII.

No comparta ni divulgue mi información personal confidencial

Tiene derecho a limitar cómo se divulga o comparte su SPI con terceros, tal como se define en la CCPA/CPRA. Al verificar la validez de una solicitud para limitar la divulgación o el intercambio de SPI, implementaremos la solicitud e instruiremos a los proveedores de servicios o terceros para que limiten la divulgación o el intercambio de su información, cuando corresponda.

Derecho a exclusión voluntaria/no vender mi información personal

Shakey's no vende la PII de los Empleados en el sentido de la CCPA/CPRA.

Tenga en cuenta que los derechos anteriores no son absolutos y que podemos tener derecho a rechazar solicitudes, en su totalidad o en parte, cuando se apliquen excepciones en virtud de la ley aplicable.

Ejercicio de Sus Derechos

Puede ejercer cualquiera de sus derechos como se describe en este Aviso y en virtud de las leyes de privacidad aplicables dirigiendo sus solicitudes de datos a [email protected].

No lo discriminaremos por ejercer tales derechos. Sin embargo, si sus solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas, en particular debido a su carácter repetitivo, podemos negarnos a actuar sobre la solicitud y notificarle el motivo de la denegación de la solicitud.

Verificación de la identidad del consumidor

Cuando tengamos dudas razonables sobre la identidad de la persona que realiza la solicitud, podemos solicitar información adicional necesaria para confirmar la identidad.

Seguridad y retención del almacenamiento de datos

Shakey's utilizará un estándar de cuidado razonable para almacenar y proteger su PII. Utilizamos medidas y procedimientos de seguridad físicos, técnicos y organizativos apropiados para proteger la PII del uso no autorizado, la pérdida, la alteración, la destrucción o la modificación.

La Compañía conservará su PII hasta que se cumpla el propósito inicial de recopilar y conservar dichos datos o de acuerdo con los requisitos de conservación y las leyes aplicables a los datos personales de los empleados. Si posteriormente acepta un propósito nuevo o adicional, su PII puede conservarse durante el período aplicable a ese propósito nuevo o adicional.

Solicitudes de derechos de datos

Puede ejercer cualquiera de sus derechos como se describe en este Aviso y en virtud de las leyes de privacidad aplicables dirigiendo su solicitud de datos o sus preguntas a [email protected].

Responsabilidades

El vicepresidente de recursos humanos de Shakey´s es responsable de mantener, revisar y actualizar este Aviso de privacidad.

Información del contacto

Hemos designado el siguiente contacto en caso de que tenga alguna pregunta sobre este Aviso de privacidad del empleado o sobre sus derechos con respecto a su información de identificación personal:

William Graham
Vicepresidente de Recursos Humanos
Shakey’s USA, Inc.
(626) 576-0616, Ext. 402
[email protected]

Modificaciones y revisiones

Este Aviso se actualizará al menos una vez cada doce (12) meses para reflejar los cambios en nuestras obligaciones comerciales, legales o reglamentarias. Puede acceder a una versión electrónica de este Aviso o verificar periódicamente los cambios a este Aviso en línea en https://www.shakeys.com/privacy-policy/aviso-de-empleado.

Shakey's no recopilará categorías adicionales de su información personal ni utilizará su información personal ya recopilada para fines adicionales sin proporcionarle un aviso de nuestra intención de hacerlo.

Nos reservamos el derecho de modificar, revisar o enmendar este Aviso de Privacidad del Empleado en cualquier momento y de cualquier manera. Cualquier cambio a este Aviso entrará en vigencia a partir de la fecha en que se le comunique. Si realizamos cambios importantes en este Aviso, se lo notificaremos por correo electrónico a la dirección de correo electrónico que nos proporcionó antes de que dichos cambios entren en vigencia.